平成19年度新加入会員等研修会


  平成19年8月10日(金)に栃木県学生協会館において平成19年度新規採用及び臨時採用の事務職員を対象に研修会を開催しました。
 今回の研修会には平成19年度新規採用者6名、臨時採用者48名のうち30名の方の参加がありました。





 栃木県学校生活協同組合の概要の説明







 大橋会長のあいさつ。この後、栃事研の執行部から「栃事研の概要説明」、各専門部の活動について説明がありました。


 体験発表 (3名の方の発表原稿は、ここをクリックし、会員のページに入室してご覧ください。)

     
 続いて、平成18年度採用の3名の事務職員の方から、1年を振り返って採用当時の状況や失敗談、その対応など、この1年間で得たことを話していただきました。
 3人の方に共通していた点は、「分からないことや困った時は積極的に質問していくことが大切です。「相手に迷惑かな。」などと考え質問を控えるより、周囲の人に聞いて仕事を進めた方が理解が深まる。」ということでした。
 武田さんは、「学校には毎日たくさんの文書が届きますが、特に提出期日などから「急ぎなのか。」、「そうでないか。」を判断して事務処理を進めています。事務の運営スケジュールを作成することもこれからの仕事に役立つと思います。」と話されました。
 そして採用から1年が過ぎ、まわりからもう大丈夫とを思われているというプレッシャーを感じた時に、先輩事務職員の方から『まだ1年しか経っていないのだから、分からないことはドンドン聞いていいんだよ。』と言っていただいたことがうれしかったそうです。
 濱崎さんは、「採用当初何も分からない中で一人で仕事を進めていていくつか失敗をし、それらが大きなストレスになっていた。」と話されました。しかし、その失敗も校長先生や教頭先生、近隣の事務職員の方に教えてもらいながら解決していったということです。早めに相談することが実務上でも精神的にも大切だと感じたということでした。
 特に役だったことは関係機関に直接問い合わせることで、その結果なぜこの書類が必要で、この内容を満たさなければならないのかの理由が明確に分かり、仕事の要点がつかめたということでした。
「分からないことや失敗を一人で抱え込まないことが大切だと思います。」ということばが印象に残りました。
 鈴木さんは、「学校事務職員は新任当初から多くの文書を処理しなければなりません。担当者や保管するファイル、保管場所を把握して、整理整頓に努めることが大切です。また、いろいろな仕事を同時に処理していく中でのうっかりを防ぐために、仕事の重要度と優先順位をメモして処理していくと効果的だと思います。」と話されました。
 最後に「一番大切なことは毎日を楽しく、先生方や子どもたちと良い関係を築きながら仕事をしていくことだと思います。焦らなくても仕事は自然と身についてくるはずです。体に気をつけて日々の仕事に取り組んでください。」と話されました。
 意見交換・情報交換
 
       
 A、B、C、D、Eの5つのグループに6〜7名で分かれ、「あなたが抱えている問題と解決のために努めていること」というテーマで意見交換を行いました。以下はCグループで出された意見です。

 ・学校に配置された直後から、担当者や保管するファイルが分からないまま大量の文書を処理しなければならないこと。
 ・前任者の集金事務処理が分からないまま、仕事を進めて行くことがたいへん。
 ・前任者の作成した事務処理のプログラムを使いたいのだが、採用された直後では使いこなせない状況。
 ・教育委員会から復職調整について問い合わせがあったが、よく分からないので近くの学校事務職員の方に助けてもらった。
 ・職員から物品の購入を依頼されたが、どの会計から支出していいのか分からない。
 ・教育委員会に勤務した経験があり、5月に欠員補充で学校に勤務したが、分からないことだらけで困った。
 ・忙しい中で金融機関等に行かなければならない時間的なロス。
 ・高校の事務室の経験があったのだが、小中学校の事務職員の仕事とは全く違うのでとまどった。

 グループの皆さんの話を伺っていると、採用後間もない学校事務職員の皆さんが仕事の進め方が分からないまま多種の事務処理を処理していかなければならない難しさを感じました。

 また、単数配置校と複数配置校での違い、共同実施指定校加配による採用、欠員補充など採用の状況で仕事内容も違うことも理解することができました。

 そんな中でうまく仕事を進めるためには、職場の職員とのコミュニケーションを図っていくこと、共同実施等で先輩の事務職員にいろいろ教えてもらうこと。教育委員会や金融機関の担当者ともコミュニケーションを図っていくことが大切であることを確認することができました。
 また、共同実施等で他の学校の帳簿点検などをした時に処理のしかたなどたいへん勉強になり助かった。という意見もありました。

  研修会に参加して感じたこと

 採用間もない方との話し合いのなかで、自分が採用になった頃のことも思い出しました。しかし、当時と今を比較すると事務量も格段に増え、事務処理もかなり専門的になっています。そのなかで仕事をされている皆さんのたいへんさは、昔とは比較できない程かもしれません。
 
 市町村合併や、市町を超えた異動の際にはベテランの学校事務職員でも今までと違う事務処理を強いられます。経験年数に関係なく「まわりの方とのコミュニケーションの大切さ」を再認識することができました。

※ 新加入会員等研修会の記録はここをクリックし、会員のページに入室してご覧ください。